襄阳市机关事务服务中心以微信小程序，精准切入困扰访客和管理者已久的“进门预约难”问题，用数字化思维重构了访客通行流程，实现了“让信息多跑路，访客少等待”的目标，在保障安全秩序的同时，真正传递了高效、便利、有温度的服务理念。

一、直击管理顽疾，痛点驱动创新

为了方便外来单位干部职工办事，檀溪、荆州街直管办公区车辆出入采用了相对粗放的管理方式，大量院外车辆被直接录入道闸系统，长期享有通行权限，初衷是简化流程方便办事，但却导致了严重的后果：一是道闸系统不堪重负，车辆信息只增不减，系统内累积了数量庞大、属性混杂的车辆数据，其中夹杂了大量非本办公区常驻车辆，俨然成了一个“大杂烩”数据库；二是停车资源争夺激烈，办公区宝贵的停车位资源被大量外来车辆长期占据，造成“鸠占鹊巢”，导致办公区常常面临“一位难求”的困境，严重影响了正常办公；三是管理混乱效率低下，大量不完整或过时的车辆信息使得系统难以有效识别、统计和管理，清理和维护成本巨大，停车秩序难以保障。

为了根治这一沉疴，市机关事务服务中心果断采取“一清一立”的策略。一是大刀阔斧清理车辆。对办公区车辆管理系统内车辆数据进行彻底摸排和清理，重点将长期占用权限的非办公区车辆坚决清出，此举旨在正本清源，为办公区内车辆腾挪出停车空间；二是智慧重塑预约流程。清理之后，如何既能有效管控外来车辆，又能避免传统纸质登记带来的效率低下和门口排队问题？答案就是引入智慧化管理手段——开发上线直管办公区访客预约微信小程序“机关事务e家”。所有外来访客车辆无论是公务、会议还是普通拜访，不再简单粗暴地给予长期通行权，而是需通过小程序提前申请预约，变“永久权限”为“预约审批”，线上预约取代传统纸质登记，访客可提前办理，有效缓解门口排队等候现象。

二、智行致远：微信小程序预约系统的探索实践

访客只需掏出手机，扫二维码或搜索小程序，简单的几步操作，即可完成过去耗时数分钟甚至十分钟的流程。预约信息第一时间推送至受访者的手机上，受访者动动手指就能在线完成审批确认，无须保安传话问询，大幅缩短沟通链条和等待时间。

同时，小程序为不同人群“量体裁衣”。对机关事业单位人员，开通内部“绿色通道”，直接从后台获取全部身份信息，用点选代替填报，免审核直接生成通行码；对普通访客，在线填写姓名、车牌等简单信息后，点选事由、时间、访问部门，受访人审批后生成通行码；对特殊人群（黑名单等），系统自动拦截，保安有据可循。

经持续优化，小程序现已迭代升级超10次，预约操作更简便，普通用户平均2分钟完成预约，内部用户最快2次点选即可。访问当日，门岗处亮出通行码，最快30秒即可核验通行，相比过去纸质登记（7－10分钟），通行效率提升显著。来访者可提前几天规划行程预约，更是体现了服务的温度。

三、成效初显：秩序优化与体验提升并行

小程序的落地，带来了实实在在的变化。访客舒心省心，省却了繁琐的现场登记，节省了宝贵的时间，信息点对点直达受访人，减少了无效等待；门岗减压减堵， 排长队填表的现象基本消失，访客提前预约、亮码通行，保安核验轻松快捷，门岗秩序焕然一新；信息透明可控，每一次预约都形成清晰的电子轨迹，信息真实可追溯。管理部门能精确掌握来访者身份、事由、接待单位和进入时间，告别了堆积如山的登记本，管理向数字化、精细化迈了一大步，真正实现了减负提效。清晰的规则和便捷的操作，切实提升了访客的满意度和办事体验，让冰冷的登记处变得更有人情味。

四、未来展望：深化应用与推广

下一步，襄阳市机关事务服务中心将紧扣“优化预约体验、深化推广应用”两大目标，主动“走出去”，面向办公区所有相关人群加强宣传，制作易懂易看的操作指南，开展点对点辅导，讲清智慧预约在效率、安全和隐私保护上的优势，答疑解惑，打消怕麻烦的顾虑，赢得更大认同。同时，紧盯用户反馈，持续优化打磨小程序，让操作界面更清爽、隐私保护更周到、填写更精简、操作更便捷、审批提醒更智能，让智慧预约服务便捷出行而非制造负担。在总结完善檀溪、荆州街集中办公区的成功实践基础上，争取在更多市直办公区复制推广这一智慧预约模式，为更多访客带去便利。